Essote on ensimmäisten joukossa sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotoissa

Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelut Essote on suorittanut sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönoton ensimmäisten joukossa. Uusi eRA Kansa -järjestelmä tallentaa tiedot suoraan Kanta-palveluun ja sen avulla siirretään myös arkistoituja sosiaalihuollon asiakastietoja.

Tulevaisuudessa sosiaalihuollon asiakastiedot kirjataan suoraan Kanta-palveluun. Essote otti käyttöön Atostekin eRA Kansan joulukuussa 2018. Sen avulla tietoja voi lukea ja lisätä suoraan Kelan Kanta-palveluiden sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Essote valitsi Atostekin myös siirtämään sosiaalihuollon asiakastietoja Kelan Kanta-palveluihin vanhasta Pro Consona -järjestelmästä. Tiedot haluttiin siirtää pois vanhasta järjestelmästä, jotta materiaali saataisiin laajempaan käyttöön organisaation sisällä.

– Kanta-arkistoon siirrettävien asiakirjojen osalta pitkäaikainen ja pysyvä säilytys on turvattu kansallisten vaatimusten mukaisesti. Tämä mahdollistaa myös paperiasiakirjojen aiempaa laajemman seulonnan ja hävittämisen, ja tuo sitä kautta myös fyysisiä arkistotiloja koskevia kustannussäästöjä, kertoo Auli Tiihonen, Essoten tietojärjestelmäpalvelupäällikkö.

– Kannan kautta arkistoidut asiakirjat ovat kätevästi kaikkien niitä tarvitsevien saatavilla – tällä hetkellä toki vain oman organisaatiomme käytettävissä. Essotessa on useamman kuntayhtymän kunnan Pro Consona -historiatietokanta, joista nyt yksi on tässä siirrossa mukana, mutta tavoitteenamme on saada muidenkin tietokantojen asiakirjat siirrettyä Kantaan, Tiihonen jatkaa. –Tällöin historiatietoa voisi etsiä yhdestä paikasta, eikä kuten nykyään, useista eri tietokannoista.

Valtakunnallinen edelläkävijä

Kelan Kanta-palveluiden uusi sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto on käyttöönotettu nyt kuudessa eri organisaatiossa, joista neljä on kuulunut pilottivaiheeseen. Essote on siis ensimmäisiä pilottivaiheen ulkopuolella käyttöönoton suorittaneita.

– Atostek on ollut tiiviinä tukena prosessissa koko ajan! Olemme saaneet heiltä vastauksia sekä isoihin että pieniin kysymyksiimme ripeästi. Olemme voineet luottaa heidän asiantuntemukseensa ja apuunsa, Tiihonen kertoo. – Saimme opastusta monissa erilaisissa byrokratian kiemuroissa ja selkeät ohjeet siitä, mitä on tehtävä seuraavaksi.

– Se, että olemme organisaationa valtakunnallisesti edelläkävijöitä Kanta-palveluiden sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotossa, on jo onnistuminen sinänsä. Kantaan liittyminen myös sosiaalihuollon asiakirjojen osalta ja samalla Kansa-koulu -hankkeen mukainen kirjaamisvalmennus ovat muodostaneet hienon kokonaisuuden ja sen onnistuminen yhdessä on mahdollistanut paljon myös ammattilaisten omassa kehittymisessä, Tiihonen jatkaa.

Laajan tietojärjestelmäprojektin eteneminen siihen vaiheeseen, että käyttöönotto oli mahdollista, on ollut iso kokonaisuus.

– Projekti on edennyt lähestulkoon suunnitellusti alkuvaiheen pienistä kankeuksista selvittyämme. Joitain pieniä mutkia matkassa on toki ollut, mutta olemme tyytyväisiä projektin etenemiseen. Atostek on reagoinut erittäin nopeasti ongelmatilanteisiin, joita on asian sisältö ja uutuus huomioiden ollut vähän.

– Käyttöönotto on tähän mennessä sujunut hyvin, mutta varsinainen tuotantokäyttö on vielä edessä, tietojärjestelmäpalvelupäällikkö summaa.

Kiinnostuitko eRA Kansasta tai sosiaalihuollon asiakastietojen siirrosta? Atostek tarjoaa eRA Kansa -järjestelmän lisäksi myös käyttöönoton ohjauksen, käyttöön liittyvät koulutukset ja tuen.