Hätäisistä hankinnoista hyvin organisoituihin toteutuksiin
Artikkelissa “Hätäiset hankinnat” (HS Visio 1.2.2022) ruoditaan julkisten IT-hankintojen ongelmia. Haastateltujen yritysten edustajien esittämät ongelmat ovat todellisia, ja esitämme tässä muutamia ajatuksia mahdollisista ratkaisumalleista.
Tavallinen järjestelmä innovatiivisella hankinnalla?
On helppo allekirjoittaa markkinavuoropuhelun tärkeys. Sen avulla voidaan parantaa todennäköisyyttä, että toimittajakentän ideat ja mahdollisesti täysräätälöityä ratkaisua edullisemmat tuotteet ovat hankintayksikön tiedossa ennen varsinaista kilpailutusta.
Artikkelissa peräänkuulutetut innovatiivisemmat kilpailutukset eivät kuitenkaan ole ratkaisu tavanomaisiin IT-hankintoihin. Ne tarkoittavat usein työlästä hankintaa ja tarjouksen tekemistä, eivätkä edistä pienempien yritysten osallistumismahdollisuuksia. Niillä ei ratkaista tilaajan varsinaisia ongelmia – kiirettä ja puuttuvia resursseja tai hyvien toimintamallien puutetta. Innovatiivisuuden korostamisen sijasta olisi parempi hioa vallitsevia käytäntöjä toimivammiksi.
Vaihtoehto CV-kauneuskilpailulle
Jutussa mainitaan CV-kauneuskilpailuiden vakava ongelma – tarjousvaiheessa nimetyt asiantuntijat usein vaihdetaan. Hyväntahtoisesti tulkittuna kyse on jutussakin mainitusta ilmiöstä: toimittajien on mahdotonta varata juuri tiettyjä asiantuntijoita projektille, jonka alkamisajankohta ei ole kilpailutusvaiheessa tarkkaan tiedossa. Kyynisesti ajateltuna voittaminen vaatii kokeneiden CV-pisteet mutta kokemattomien hinnat.
Yksi ratkaisu olisi luopua tarjousvaiheessa nimetystä tiimistä ja ansioluetteloiden laatupisteytyksestä. Niiden sijaan kokemukselle asetetaan rooleittain riittävät ja kohtuulliset minimivaatimukset, joiden täyttyminen tarkastetaan vasta toteutusvaiheen alkaessa, ja joista todella pidetään tiukasti kiinni. Lisäksi yritykseltä vaaditaan riittävät referenssit.
Sopimuksessa tulee tietenkin olla tilaajalle riittävästi vipuvartta käytettäväksi ongelmatilanteissa. Esimerkiksi etusijajärjestysperiaatteella toimiva puitesopimus voisi ratkaista tämän: jos kilpailutuksessa ensimmäiseksi tullut toimittaja ei pystykään täyttämään vaatimuksia tai suoriudu asianmukaisesti, tilalle astuu toiseksi tullut ilman uutta kilpailutusta.
Projektin onnistuminen ratkeaa lopullisesti vasta toteutusvaiheessa
IT-järjestelmien hankinta asiantuntijatyönä – kaikkine laadun varmistamisen ongelmineen – juontaa juurensa vallalla olevasta paradigmasta, ketterästä tietojärjestelmäprojektista. Ketteryys on suosittua, sillä perinteinen vaihtoehto, eli kiinteänhintaisen toteutuksen kilpailuttaminen etukäteen laaditun vaatimusmäärittelyn pohjalta, epäonnistuu lähes varmasti. Vaatimukset ja toimintaympäristö ovat useimmiten maaleina niin liikkuvia, että määrittelyt voi oikeasti tehdä vasta limittäin toteutuksen kanssa.
Samasta syystä hankinnan onnistuminen ei itse asiassa edes ratkea ensisijaisesti kilpailutusvaiheessa. Tilaajalla on oltava vahva ote tuoteomistajuuteen, laadunvarmistukseen ja sopimuksen toteutumisen valvontaan. Tämän vaatimia henkilöresursseja voi täydentää hankkimalla toteutustiimin lisäksi riippumatonta konsulttivoimaa, mutta etenkin päättämiseen tarvitaan hankintayksikön omaa väkeä.
Asiantuntijatyönä toteutettavien projektien hankinnan laatuvaatimukset painottuvat menneeseen. Siksi on ensiarvoisen tärkeää panostaa myös sopimuksen mekanismeihin – jo mainittuun vipuvarteen – sekä tilaajapuolen resursointiin ja omaan osaamiseen hankinnassa ja varsinaisen projektin johtamisessa ja valvonnassa.
Tuomas Fjällström
Johtava konsultti
Risto Pitkänen
Johtava konsultti
