Tietojärjestelmien saneerauksella säästöjä ja mielenrauhaa – älä tee kuin Jussi tai Veijo
Mitä tarkoittaa tietojärjestelmien saneeraus?
Jussi on toimitusjohtaja keskisuuressa yrityksessä. Hän on juuri saanut päätökseen yrityskaupan hieman pienemmästä firmasta.
Ostettiin vähän pienempi firma pois kuleksimasta. Oikein hyvää ja osaavaa porukkaa ja markkinaosuutta juuri sellaisessa asiakaskunnassa jota me ollaan pitkään tavoiteltu. Meidän liikevaihto kasvaa nyt mukavasti ja tuoteportfoliokin täydentyy muutamalla hyvällä tuotteella.
IT-Petri kävi tuossa jotain rutisemassa että tietojärjestelmissä on päällekkäisyyttä ja niitä pitäisi yhdistellä ja karsia. Ei yhdistellä eikä karsita sanon minä! Tässä on nyt muutakin puuhaa: pitää hoitaa viestintä, organisaatiorakenne, uudet logot, asiakassuhteet ja ties mitä. Jokainen saa täällä käyttää niitä työkaluja ja softia joihin on tottunut ja joita tykkää käyttää. Tässä vaiheessa ei ruveta yhtään hämmentämään lisää, eikä kampaamaan tietojärjestelmiä laineille tai jakauksille. IT-Petri saa nyt vaan huolehtia että kaikilla työntekijöillä on yhtenäiset sähköpostiosoitteet käytössä, pääsy verkkolevyille ja firman intranetiin.
Vuosi myöhemmin Jussi jo manailee:
Ei tosiaan mennyt ihan putkeen tämä kahden firman toimintojen yhdistäminen. Onhan tässä uusia hyviä tuotteita ja uusia asiakkaita, mutta on tässä kyllä kitkaakin ollut. IT-Petri valittaa ettei mitään uutta voi kehittää, koska koko IT-budjetti menee nykyisten järjestelmien ylläpitoon eikä oikein meinaa riittääkään siihen. Tieto ei siirry järjestelmien välillä ja on tosi hankalaa nähdä kokonaiskuvaa missä nyt mennään.
Uusi talousassari valittaa että pitää opetella käyttämään useita eri softia tekemään samaa asiaa. Tunteja kirjataan moneen järjestelmään, kululaskuihin pitää käyttää useampaa eri softaa ja varastoja hallitaan ainakin kahdella eri järjestelmällä. Asiakkuudenhallintaankin on monta systeemiä ja käytäntöä. Jokainen tykkää käyttää sitä ohjelmistoa johon on tottunut, eikä halua opetella uutta.
On tässä nyt aikamoinen soppa keitetty.
Veijo toimii tuotantojohtajana metallialan alihankintaa tekevässä yrityksessä.
Hyvin ollaan ainakin tähän asti pärjätty. Meillä on pitkät asiakassuhteet muutaman ison ja usean pienemmän yrityksen kanssa. Meidän valtteja ovat laatu, toimitusvarmuus ja nopea reagointi asiakkaiden tarpeisiin. Reklamaatiota tulee vähän. Kustannuspaine tällä alalla on kuitenkin kova. Asiakkaat tinkii hintoja aina alemmas ja kulujen kanssa pitää olla tarkkana jos meinaa että jotain jää viivan alle.
Tuotannonohjaukseen meillä on juuri meitä varten räätälöity ohjelmisto. Jari sitä on meillä tehnyt vuodesta -96 lähtien. Jari tuntee sen läpikotaisin ja jos jotain muutoksia tarvitaan, niin Jari tekee. Joskus on vähän huolestuttanut että mitä sitten jos Jari vaikka sairastuu ja ohjelmistoon tulee joku ongelma. Jari kylä sanoi että ohjelmisto on dokumentoitu. Lisäksi meidän uusi työntekijä Joni on ehtinyt vähän perehtyä tuotannonohjaussoftaan.
Vuosi myöhemmin tarvittaisiin kipeästi apuja:
Nyt kyllä vähän huolestuttaa. Jari joutui pitkälle sairaslomalle ja on siellä vielä ainakin vuoden loppuun. Meillä ei ole nyt ketään, joka ymmärtäisi mitään tuotannonohjaussoftan päälle. Jonikin päätti muuttaa avovaimon perässä toiseen kaupunkiin ja nyt ei ole sitäkään vähää tietoa talossa. Pitää vaan toivoa, että tuotannonohjaus pysyy pystyssä eikä mitään häiriöitä tule, muuten meillä tuotanto seisoo. Kehitysideoitakin olisi, mutta ei tuohon nyt parane koskea, ettei vaan mikään mene rikki.
Jussin ja Veijon tarinat ovat fiktiivisiä, mutta vastaavan kaltaisia tapauksia on paljon. Olemme törmänneet tämän kaltaisiin tapauksiin sekä yksityisen sektorin yrityksissä että julkisyhteisöissä. Tietojärjestelmäkokonaisuuteen syntyy usein päällekkäisyyttä ja tehottomuutta vuosien saatossa, esimerkiksi yrityskauppojen ja fuusioiden seurauksena. Yrityksen laajentuessa ja toiminnan kehittyessä otetaan uusia tietojärjestelmiä käyttöön, mutta vanhoja järjestelmiä saattaa jäädä edelleen pyörimään uuden rinnalle, koska jokin liiketoiminnan osa saattaa pitää vanhaa järjestelmää omaan toimintaansa sopivampana.
Monissa yrityksissä on käytössä omiin tarpeisiin räätälöityjä tietojärjestelmiä, joissa voi olla hyvin paljon vuosien saatossa kertynyttä teknistä velkaa. Lisäksi ylläpito saattaa olla vain yhden tai muutaman henkilön vastuulla. Tällaisen tietojärjestelmän henkilöriski on hyvin suuri ja usein tietojärjestelmä ei vastaa nykyajan vaatimuksia tietoturvan, ylläpidettävyyden tai skaalautuvuuden suhteen.
Miten tilanne ratkaistaan?
Tietojärjestelmien saneerauksella voidaan poistaa tietojärjestelmäkokonaisuuden tehottomuudet, päivittää tietojärjestelmät nykyajan vaatimusten mukaisiksi, sekä säästää tietojärjestelmien ylläpitokuluissa.
Asiantuntevasti toteutettu tietojärjestelmien saneeraus aloitetaan kuntokartoituksella, joka paljastaa tietojärjestelmissä mahdollisesti piilevät päällekkäisyydet ja ongelmat. Kuntokartoituksessa hyödynnetään kokonaisarkkitehtuurisuunnittelun menetelmiä: kuvataan organisaation prosessit, palvelut, tietojärjestelmät sekä niiden väliset yhteydet. Tämän perusteella voidaan myös laatia toimenpidesuunnitelma tietojärjestelmien uudistamiseksi vastaamaan nykyajan tarpeita.
Tiesitkö, että tällä säästetään myös kustannuksissa?
Älä siis tee kuin Jussi tai Veijo. Selvitä ajoissa yrityksen tietojärjestelmien tila ja tee toimenpidesuunnitelma, miten voit vähentää tietojärjestelmäkuluja ja pienentää tietojärjestelmissä piileviä riskejä!
Markku Haukijärvi
Myynti
