Vanhojen tietojen arkistointi Kelan Kanta-palveluun
Rekisterinpitäjän kannalta terveydenhuollon vanhojen potilastietojen ja sosiaalihuollon vanhojen asiakastietojen siirtäminen omista järjestelmistä Kelan Kanta-arkistoon säästää aikaa, vaivaa ja rahaa. Tietosuojan, tietoturvan ja tietojen saavutettavuuden näkökulmasta se on mahdollisuus, joka on syytä käyttää ennen kuin on liian myöhäistä.
Vanhojen tietojen säilyttäminen
Rekisterinpitäjän kannalta Kanta-palveluiden käyttö jakautuu kahteen aikakauteen, aikaan ennen Kanta-arkistoon liittymistä ja aikaan sen jälkeen. Ennen Kanta-arkistoon liittymistä potilas- ja asiakastiedot ovat olleet vain organisaation omassa operatiivisessa järjestelmässä, ellei niitä ole erikseen siirretty vanhojen tietojen arkistoon. Liittymisen jälkeen muodostuneet tiedot taas tallentuvat suoraan Kanta-arkistoon.
Kansallisen linjauksen mukaan Kanta-palveluiden potilastiedon arkisto ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto ovat ainoat ratkaisut säilyttää sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastyössä syntyneitä ja pysyvästi säilytettäviä asiakas- ja potilastietoja. Rekisterinpitäjän kannalta tämä tarkoittaa, että suoraan Kanta-arkistoon siirtyvien tietojen säilyttäminen on Kelan vastuulla. Jos taas tiedot ovat organisaation omassa järjestelmässä, vastaa rekisterinpitäjä itse aineiston säilyttämisestä.
Mitä jos järjestelmä vaihtuu tai organisaatio muuttuu?
Kun organisaatio ottaa käyttöön uuden potilas- tai asiakastietojärjestelmän, pääsy vanhan järjestelmän tietoihin voidaan järjestää kolmella eri tavalla:
- tiedot säilytetään vanhassa järjestelmässä, joka jätetään pelkkään katselukäyttöön,
- toteutetaan tietojen migraatio uuteen järjestelmään tai
- tiedot siirretään Kanta-arkistoon.
Vanhan järjestelmän jättäminen katselukäyttöön on käytännössä tilapäisratkaisu. Minkään järjestelmän elinkaari ei vastaa tarpeeseen säilyttää potilas- ja asiakastietoja kymmeniä vuosia, saati pysyvästi. Kun käytetyt teknologiat vanhenevat, päivityksistä, tietoturvasta sekä tietosuojasta huolehtiminen käy koko ajan vaikeammaksi ja muuttuu lopulta mahdottomaksi.
Tietojen migraatio uuteen järjestelmään on työläs toteuttaa, koska eri järjestelmien tietomallit eivät ole yhteensopivia keskenään. Lisäksi potilas- ja asiakastietojen kaltaisten suurten tietomassojen kohdalla on vaikea todeta, onnistuiko migraatio ja siirtyivätkö kaikki tiedot oikein.
Erityisesti on huomattava, että kohteen tietomalli riippuu kohdejärjestelmän tyypistä ja versiosta, eli mahdollisia variaatioita on lukemattomia ja tietojen muunnos joudutaan toteuttamaan aina erikseen. Lopulta ollaan samassa tilanteessa kuin ensimmäisessä vaihtoehdossa – kyseessä on tilapäisratkaisu. Uudenkin järjestelmän elinkaari loppuu aikanaan ja silloin vanhojen tietojen säilytys on taas ratkaistava.
Kun tiedot siirretään Kanta-arkistoon, vastaa tietojen säilyttämisestä Kela. Käytä
nnössä Kela huolehtii vaikeimmista osuuksista: tiedon säilyttämisestä yli järjestelmien, teknologioiden elinkaarista sekä tiedon jakelusta niille, joilla on oikeus siihen päästä. Teknisesti siirto Kanta-arkistoon on helpompi toteuttaa kuin migraatio uuteen järjestelmään, koska kohteena olevia tietomalleja on vain yksi. Tällöin tietojen muunnokseen tarvittavia variaatioita on vähän ja valmiita toteutuksia on mahdollista hyödyntää.
Organisaation muuttuessa, eli toiminnan siirtyessä toiselle rekisterinpitäjälle, vaihtoehdot ovat käytännössä samat kuin edellä. Jos lähdejärjestelmässä on vain uudelle rekisterinpitäjälle siirtyviä tietoja, koko järjestelmä tietoineen voidaan siirtää vastaanottavalle organisaatiolle. Vaihtoehtoisesti siirtyvät tiedot voidaan migroida vastaanottavan organisaation järjestelmään tai tiedot voidaan siirtää Kanta-arkistoon.
Vanhojen tietojen arkistoinnin hyödyt
Kun vanhat tiedot on siirretty Kanta-arkistoon, voidaan vanha lähdejärjestelmä ajaa alas. Lisäksi tietojen ollessa Kanta-arkistossa Kela vastaa niiden säilytyksestä. Tietojen siirto Kata-arkistoon hyödyttää rekisterinpitäjää usealla tapaa, sillä arkistointi säästää aikaa, vaivaa ja rahaa.
Vanhat tiedot näkyvät ainoastaan rekisterinpitäjälle, ne eivät siis näy asiakkaalle tai potilaalle itselleen Omakannassa. Mikäli rekisterinpitäjän edustajien on päästävä katsomaan tietoja, onnistuu katselu Kelan arkistonhoitajan käyttöliittymällä, uuteen järjestelmään mahdollisesti sisältyvällä vanhojen tietojen katselimella tai erillisellä vanhojen tietojen katselimella.
Lue lisää eRA Siirto -palvelustamme!
