Onnistunut arkistointi: Yli 900 000 asiakirjaa arkistoitu Atostekin ja Digital Workforcen teknologioiden avulla Kanta-Hämeen hyvinvointialueella

Ensimmäinen hyvinvointialueiden sosiaalihuollon sähköisen arkistoinnin migraatiohanke on saatu loppuun. Ratkaisussa hyödynnettiin Atostekin ERA-palvelua.

Kanta-Hämeen hyvinvointialueelle toimitettavassa migraatiossa siirrettiin ja arkistoitiin sosiaalihuollon vanhoja asiakastietoja Kelan keskitettyyn sosiaalihuollon Kanta-palveluun sekä arkistoitiin hallinnollisia tietoja Kanta-Hämeen omaan arkistoon.

Ratkaisussa hyödynnettiin Atostekin ERA-palvelua sekä avoimen lähdekoodin Robot Frameworkiin perustuvaa Robocorp-alustaa. Robottipoiminnan toteutti Atostekin kumppanina toimiva Digital Workforce.

ERAn avulla tiedot saatiin konvertoitua arkistokelpoiseen tallennusmuotoon ja rikastettiin tarvittavilla metatiedoilla. Kanta-Hämeen passiivikannoissa olevia arkistoitavia tietoja oli kertynyt yli kahdenkymmenen vuoden ajalta useisiin eri järjestelmiin.  Lähdejärjestelmiä oli kuusi ja siirrettäviä asiakirjoja noin 900 000.

– Arkistoinnilla oli tiukka aikataulu. Tietoja kertyi vuoden 2022 loppuun saakka ja passiivitietokannat suljettiin huhtikuun alussa. Hankinnan tavoitteena oli löytää asiantuntijat ja ratkaisu kohteena olevien tietojen poimimiseksi, valmisteltavaksi ja viemiseksi sosiaalihuollon Kanta-palveluun ja omaan arkistoomme. Arkistoinnin toteutustapa oli vapaasti toimittajan valittavissa, kertoo Kanta-Hämeen projektijohtaja Johanna Tulander-Välkki. 

– Tässä ohjelmistorobotiikka osoittautui erinomaiseksi ratkaisuksi. Nyt kun olemme saaneet vanhat tiedot turvallisesti säilöön Kanta-palvelun arkistoon, passiivitietokannat ajetaan alas mahdollisimman nopeasti, jonka jälkeen pääsemme eroon ylläpitokustannuksista sekä rekisterinpitäjien velvoitteista, hän jatkaa.

Asiakastietolaki velvoittaa kaikki julkiset sosiaalihuollon palveluntarjoajat liittymään sosiaalihuollon arkistoon 1.9.2024 mennessä.